FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

¿Qué es facturación electrónica?

Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. En otras palabras, es versión digital de las facturas en papel.

¿Cuál es la diferencia entre la factura digital actual y la factura electrónica?

La factura digital actual es un documento generado a través de un sistema de información (ERP) o facturador el cual es escaneado de un documento físico o guardado como archivo PDF que es enviado a través de correo electrónico al cliente, sin un formato único definido.

La factura electrónica tiene un formato definido por la DIAN (archivo de datos XML con una representación gráfica) el cual es firmado electrónicamente a través del certificado digital del emisor. Al emitir esta factura se envía por correo electrónico tanto al cliente (receptor) como a la DIAN.

¿Cuáles son sus características?

  • Se generan a través de un archivo XML, el cual, a su vez, tiene una representación gráfica en formato de imagen (puede ser .pdf, .jpg, .gif, entre otros.
  • Cumple con todos los requisitos de las facturas actuales descritos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, con excepción del literal h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  • Obligatoriamente debe tener un Código Único de Factura Electrónica (CUFE), que es el valor alfanumérico obtenido con la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura e incluye clave de contenido técnico. Ejemplo:cufe
  • Las facturas electrónicas generadas deberán tener un acuse de recibo y se deberá conservar como mínimo por 5 años, en caso de no realizar el acuse de recibo, esta se tomará como aceptada después de 72 horas (de acuerdo a la normatividad legal actual)

¿Quiénes son emisores de facturación electrónica?

  • Obligados a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y sean seleccionados por la DIAN para facturar electrónicamente.
  • Obligados a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y opten por facturar electrónicamente y;
  • No obligados a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y opten por facturar electrónicamente

Actualmente la DIAN no ha generado la obligatoriedad de implementación de facturación electrónica a ningún contribuyente, se espera que esta obligatoriedad comience a realizarse durante el segundo semestre de 2017. Sin embargo, los contribuyentes pueden realizar la implementación de forma voluntaria y adelantarse al proceso realizando la manifestación ante la DIAN, actualmente hay más de 3.500 empresas voluntarias en este proceso.

¿Qué es el efecto cascada?

Según el artículo 3 del decreto 2242 de 2015 el obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquiriente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que: a) el adquiriente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de este decreto.

Es decir que, la persona natural o jurídica que se convierta en emisor de facturación electrónica, deberán ser a su vez, convertirse en receptores de facturación electrónica, lo cual permite también administrar las facturas recibidas de proveedores de bienes o servicios y emitir los correspondientes acuses de recibo

¿Al implementar la facturación electrónica, se podrá continuar con facturación en papel?

NO, una vez la persona natural o jurídica que implemente la facturación electrónica, no podrán expedir, la factura por computador prevista en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, ni la factura por talonario, ni la factura electrónica a que se refiere el Decreto 1929 de 2007.

¿Cuáles son los requisitos del proceso de la facturación electrónica?

  • Generación: A partir de los datos de la factura se crea un archivo de formato XML que es firmado con el certificado digital del emisor, también se crea una representación gráfica como imagen que permite la visualización del documento por parte del cliente final.
  • Conservación: Los archivos XML son almacenados de forma electrónica, lo cual permite administrar las cuentas por cobrar en los sistemas administrativos y/o contables, minimizando el error humano, optimizando el espacio físico, reduciendo el uso de consumibles y papel.
  • Acuse de Recibido: Cada cliente debe enviar el acuse de recibo al emisor informándole si fue aceptada o rechazada. En el caso de la Factura Electrónica se puede enviar de forma automática a través de un archivo XML, en donde el cliente indique el estatus de la información contenida en la misma.
  • Rechazo: El formato de los archivos XML de los documentos electrónicos están establecidos en la normativa emitida por la DIAN, cuando se envía un parámetro que no corresponde o está mal configurado se recibirá un aviso de rechazo por la DIAN o del validador autorizado por esta.
  • Entrega: Los documentos electrónicos son enviados tanto a los servidores de la DIAN como al adquiriente vía correo electrónico, usando protocolos de autenticación y encriptación, la firma de los archivos con el certificado digital permite aumentar el nivel de seguridad en el envío.

¿Cuáles son los beneficios para los contribuyentes al implementar facturación electrónica?

1. Reducción de Costos: la factura electrónica permite reducir costos en consumibles y logística, ahorro en espacio físico de almacenamiento, consumibles y papelería.

2. Optimización de procesos: haciendo uso de la tecnología en la facturación electrónica, se obtienen beneficios como velocidad y agilidad en la entrega de documentos, seguridad en el resguardo de los mismos, minimización de costos por error humano y reprocesos que se pudieran presentarse cuando se manejan un gran volumen de ventas.

3. Trazabilidad: seguimiento de todas las etapas de la factura electrónica, desde que se emite, su entrega tanto a la Dian como al cliente, acuse de recibo y hasta su estatus de pago.

6. Consulta en línea: cada cliente debe enviar el acuse de recibo al emisor informándole si fue aceptada o rechazada. en el caso de la factura electrónica se puede enviar de forma automática a través de un archivo XML, en donde el cliente indique el estatus de la información contenida en la misma.7. Cobros eficientes: Permite optimizar los procesos de gestión de cuentas por cobrar ya que la información de facturas puede llevarse de forma centralizada, permitiendo estar en contacto con clientes de forma segura, rápida, organizada y funcional.

8. Protección al medio ambiente: Factura Electrónica es amigable con el medio ambiente, promueve la reducción de la producción de papel eliminando la necesidad de impresión.